Dil:Dil:
Gemi tedarikinde belirsiz ürün tanımları; yanlış teslimata, fiyat uyuşmazlıklarına, gecikmelere ve buyer, supplier ile vessel team arasında gereksiz yazışmalara neden olabilir. “Temizlik fırçası”, “iş eldiveni” veya “pompa contası” gibi basit görünen talepler, standart bir referans kullanılmadığında farklı tedarikçiler tarafından farklı ürünler olarak anlaşılabilir.
Bu nedenle Marine Stores Guide (MSG), IMPA codes, ISSA references ve yapılandırılmış ürün tanımları marine procurement süreçlerinde çok önemlidir. Bu referanslar buyer’ların ürünleri daha net tarif etmesini, RFQ ambiguity riskini azaltmasını ve quotation accuracy seviyesini yükseltmesini sağlar.
Buyers, vessel storekeepers ve junior procurement staff için IMPA ve MSG kullanımını öğrenmek, satın alma kalitesini hızlı şekilde artıran temel becerilerden biridir. Net bir specification, supplier’ın doğru ürünü teklif etmesini sağlar; procurement ekibinin teklifleri daha sağlıklı karşılaştırmasına yardımcı olur ve geminin gerçekten talep ettiği ürünü teslim alma ihtimalini artırır.
AVS Global Ship Supply & Catering; ship managers, vessel operators ve procurement ekiplerine global ship supply, provisions, technical stores, bonded stores, marine chemicals ve uluslararası limanlarda koordineli vessel supply çözümleri sunar.
Marine procurement ve vessel supply talepleri için Quick Quote formunu kullanabilirsiniz.
Marine Stores Guide, kısaca MSG, marine stores ve ship supply ürünleri için yaygın kullanılan bir referans katalogdur. Buyer, supplier ve vessel team tarafının ürünleri standart item references ve descriptions üzerinden tanımlamasına yardımcı olur.
Pratikte MSG, satın alma sürecindeki belirsizliği azaltmak için kullanılır. Sadece serbest metinle yazılmış bir item description yerine, buyer yapılandırılmış bir katalog ürünü ve kodu referans gösterebilir. Bu da supplier’ın ürün kategorisini, ürün tipini ve beklenen specification seviyesini daha net anlamasını sağlar.
Marine Stores Guide özellikle şu ürün gruplarında faydalıdır:
Marine Stores Guide teknik kararın yerine geçmez. Kod, ürünü tanımlamaya yardımcı olur; ancak gerekli durumlarda buyer yine de size, material, maker preference, standard, certificate requirement, quantity, unit of measure ve delivery conditions gibi detayları belirtmelidir.
IMPA hakkında daha geniş bilgi için IMPA Nedir? yazısını inceleyebilirsiniz.
İyi bir RFQ, supplier’ın tahmin yürütmeden teklif verebileceği kadar net olmalıdır. MSG ve IMPA code references bu noktada iki taraf için ortak bir başlangıç noktası oluşturur.
Net bir RFQ şu bilgileri içerebilir:
Bu detaylar eksik olduğunda farklı supplier’lar aynı ürün tanımı için farklı ürünler teklif edebilir. Bu da fiyat karşılaştırmasını güvenilir olmaktan çıkarır.
IMPA code, marine purchasing ve ship supply süreçlerinde kullanılan standart bir ürün referansıdır. Buyer ve supplier tarafının ortak vessel supply kalemlerini daha tutarlı şekilde tanımlamasına yardımcı olur.
Bir IMPA code genellikle yapılandırılmış bir katalog hiyerarşisine bağlıdır. Kod; ilgili section, sub-section ve item seviyesini tanımlamaya yardımcı olur. Bu yapı product search, RFQ preparation ve supplier comparison süreçlerini kolaylaştırır.
Marine buyers IMPA codes kullanarak şu süreçleri daha verimli yönetebilir:
Örneğin vessel sadece genel bir ürün tanımı gönderirse procurement ekibi birkaç clarification round yapmak zorunda kalabilir. Ancak vessel doğru IMPA code ve teknik detayları da gönderirse supplier daha hızlı ve daha doğru teklif verebilir.
Bir IMPA code her zaman ürün ihtiyacını tamamen tanımlamayabilir. Bazı ürünler için ek detaylar gerekir.
Örneğin:
En iyi uygulama, IMPA code’u yapılandırılmış referans olarak kullanmak ve belirsizliği kaldıracak operasyonel detayları ayrıca eklemektir.
ISSA Ship Stores Catalogue, ship supply sektöründe kullanılan diğer önemli referans sistemlerinden biridir. ISSA, International Shipsuppliers & Services Association anlamına gelir ve katalog yapısı birçok supplier ile procurement ekibi tarafından ship stores ve supply categories için kullanılır.
Bazı pazarlarda veya supplier networks içinde ISSA references, IMPA codes yerine veya IMPA ile birlikte tercih edilebilir. Bu tercih çoğu zaman supplier practice, şirket procurement system yapısı, bölgesel alışkanlıklar ve talep edilen ürün tipine bağlıdır.
Günlük marine procurement içinde buyer’lar hem IMPA hem de ISSA references ile karşılaşabilir. Burada önemli olan hangi kodun önce geldiği değil, ürünün net şekilde tanımlanmasıdır.
Pratik bir RFQ şu bilgileri içerebilir:
Supplier ISSA references ile daha rahat çalışıyorsa buyer yine de iç raporlama ve item standardization için IMPA mapping kullanabilir.
ISSA references şu durumlarda faydalı olabilir:
Esnek bir procurement ekibi her iki sistemle de çalışabilir; ancak internal item descriptions tutarlı tutulmalıdır.
Ship supplier platformları hakkında daha fazla bilgi için ShipServ yazısını inceleyebilirsiniz.
Vessel requisitions çoğu zaman karışık açıklamalarla gelir. Bazı ürünlerde IMPA codes bulunur, bazıları maker references içerir, bazıları crew tarafından serbest metinle yazılır, bazı ürünlerde ise sadece fotoğraf veya kaba tarif bulunur.
Bu talepleri IMPA codes ile eşleştirmek procurement sürecini standardize eder.
Yaygın sorunlar şunlardır:
Bu sorunlar RFQ preparation sürecini yavaşlatır ve supplier tarafında karışıklık yaratır.
Bir buyer vessel item list’i IMPA codes ile şu şekilde eşleştirebilir:
Bu süreç gelecekteki belirsizliği azaltır; çünkü aynı ürün daha sonra daha temiz bir referansla yeniden sipariş edilebilir.
Ship managers için mapping yalnızca tek seferlik bir işlem değildir. Procurement ekipleri item master discipline oluşturmalıdır.
Temiz bir item master şu bilgileri içermelidir:
Bu yapı, farklı gemiler ve limanlar arasında daha tutarlı satın alma yapılmasını sağlar.
IMPA codes, hem RFQ hem de purchase order içinde kullanıldığında en faydalı hale gelir. RFQ supplier’ın doğru teklif vermesine yardımcı olur. PO ise tam olarak neyin sipariş edildiğini teyit eder.
Güçlü bir RFQ line yalnızca koddan ibaret olmamalıdır.
Örnek RFQ yapısı:
Bu yapı supplier’ın varsayım yapmasını azaltır ve benzer ama yanlış ürün teklif etme riskini düşürür.
Purchase order, son agreed specification bilgisini tekrar etmelidir. Supplier equivalent product teklif ettiyse PO içinde bu substitute ürünün approved olup olmadığı açık yazılmalıdır.
Net bir PO şu bilgileri içerebilir:
Amaç; warehouse, logistics, agent ve vessel team tarafının teslim edilmesi gereken ürünü aynı şekilde anlamasını sağlamaktır.
Birçok ERP veya procurement platformu catalogue codes bilgisini item master data içinde saklayabilir. Bu sayede buyer ürünleri daha kolay arayabilir, karşılaştırabilir, raporlayabilir ve yeniden sipariş edebilir.
Faydalı ERP alanları şunlar olabilir:
ERP içinde özel bir IMPA field yoksa kod yine de reference, catalogue veya description field içinde sistem tasarımına göre saklanabilir.
IMPA codes kullanılsa bile bazı belirsizlikler devam edebilir. En doğru çözüm, kodları pratik item details ile birlikte kullanmaktır.
Problem:
Vessel “gloves” veya “brush” gibi genel bir ifade kullanır.
Çözüm:
IMPA code, material, size, usage, standard ve quantity eklenmelidir. Eldiven için chemical-resistant, heat-resistant, cut-resistant veya general work gloves olup olmadığı belirtilmelidir.
Problem:
Buyer sadece “1” yazar; ancak bunun piece, box, pair, roll, drum veya set anlamına gelip gelmediği belirsizdir.
Çözüm:
UOM her zaman teyit edilmelidir. Bu özellikle ropes, tapes, gloves, chemicals, fasteners ve consumables için kritiktir.
Problem:
İki ürün görsel olarak benzer olabilir; ancak farklı teknik amaçlar için kullanılır.
Çözüm:
Application, operating condition, material ve certificate requirement eklenmelidir. Technical products için maker reference veya part number teyit edilmelidir.
Problem:
Vessel bir marka adı yazar; ancak buyer equivalent products kabul edilip edilmeyeceğini bilmez.
Çözüm:
Brand mandatory mi, yoksa equivalent accepted mı netleştirilmelidir. RFQ içinde “no substitute” veya “equivalent accepted subject to approval” bilgisi yer almalıdır.
Problem:
Bazı specialized items, OEM spare parts veya yeni product categories için uygun IMPA code bulunmayabilir.
Çözüm:
En net technical description kullanılmalı; maker, part number, drawing, photo, specification sheet veya previous purchase reference eklenmelidir. Gerekirse ürün internal code ile eşleştirilebilir.
Problem:
Eski vessel lists içinde outdated catalogue references veya eski descriptions bulunabilir.
Çözüm:
Ürün latest available catalogue veya supplier reference ile doğrulanmalı ve teyit sonrası item master güncellenmelidir.
Problem:
Ürün doğru tanımlanmıştır; ancak certificate, SDS veya test report gerekliliği belirtilmemiştir.
Çözüm:
Document requirements doğrudan RFQ ve PO içine eklenmelidir. Chemicals için teslimat öncesinde Safety Data Sheet istenmelidir. Technical veya safety-critical items için gereken certificates açıkça talep edilmelidir.
AVS; buyers, vessel storekeepers ve procurement ekiplerine item requirements netleştirme, suppliers ile koordinasyon kurma ve ship supply requests süreçlerini farklı kategorilerde organize etme konusunda destek sağlar.
AVS şu alanlarda destek olabilir:
Net specification, gecikmeleri azaltır ve doğru teslimat ihtimalini artırır. Talep IMPA codes, ISSA references, photos, vessel descriptions veya previous purchase data içerse de asıl amaç belirsiz ihtiyacı quotation-ready supply request haline getirmektir.
Vessel supply talepleri için Quick Quote formunu kullanabilirsiniz.
Marine Stores Guide, IMPA codes ve ISSA references marine procurement için değerli araçlardır. Buyer ve supplier tarafının ortak bir dil kullanmasına yardımcı olur ve RFQ ile PO süreçlerinde belirsizliği azaltır.
Ancak kodlar tek başına her zaman yeterli değildir. Güçlü bir specification; doğru code ile birlikte size, material, quantity, UOM, certificate requirement, maker preference ve delivery instructions bilgilerini de içermelidir.
Buyers, vessel storekeepers ve junior procurement staff için en iyi alışkanlık şudur: catalogue codes mevcutsa kullanın; ancak ürün teknik, safety veya compliance etkisi taşıyorsa yalnızca koda güvenmeyin.
AVS Global Ship Supply & Catering, marine procurement ekiplerine global ship supply, provisions, technical stores, bonded stores, marine chemicals ve uluslararası limanlarda koordineli vessel supply desteği sağlar.
IMPA Marine Stores Guide, common ship supply items ürünlerini standardized codes, categories ve descriptions ile tanımlamak için kullanılan marine purchasing reference catalogue’dur.
IMPA code, ilgili product section, sub-section ve item seviyesini tanımlamaya yardımcı olan bir catalogue hierarchy ile bağlantılıdır. Bu yapı buyer ve supplier tarafının marine stores ürünlerini daha tutarlı şekilde aramasını, karşılaştırmasını ve tanımlamasını sağlar.
Ship supply market içinde hem IMPA hem de ISSA references kullanılır. IMPA codes marine procurement tarafında çok yaygındır; ISSA catalogue references ise supplier practice, region ve company systems yapısına göre kullanılabilir.
IMPA codes, official veya licensed MSG resources üzerinden ve ShipServ IMPA Code Search gibi online catalogue tools aracılığıyla aranabilir. Buyer’lar güvenilir ve güncel kaynak kullandığından emin olmalıdır.
Çoğu ERP veya procurement system, item master içinde catalogue code, reference code veya item description alanı varsa IMPA codes saklayabilir. Bazı sistemlerde configuration veya data licence integration gerekebilir.
IMPA code yoksa buyer net bir technical description, maker reference, part number, drawing, photo, datasheet veya previous purchase reference kullanmalıdır. Ürün ayrıca internal code ile de eşleştirilebilir.
IMPA codes evrensel olarak zorunlu değildir; ancak RFQ, PO ve supplier quotations süreçlerinde belirsizliği azaltmak için yaygın şekilde kullanılır.
Marine Stores Guide dönemsel olarak güncellenir. Licensed data veya online services kullanan buyer’lar en güncel update bilgisi için current IMPA veya MSG resources üzerinden kontrol yapmalıdır.
ShipServ, buyers ve suppliers için IMPA items ve codes aramayı kolaylaştıran online IMPA catalogue search deneyimi sunar. Bu da marine procurement içinde daha net product identification sağlar.
AVS; IMPA codes, ISSA references, vessel item descriptions, photos ve technical details üzerinden ship supply quotations hazırlayabilir. Net item data, AVS’nin daha hızlı dönüş yapmasına ve ambiguity riskini azaltmasına yardımcı olur.
IMPA codes, buyer ve supplier tarafına ortak bir catalogue reference sağlar. Size, material, quantity, UOM ve document requirements ile birlikte kullanıldığında wrong-item quotations riskini azaltır ve supplier comparison sürecini iyileştirir.
Maliyet; product type, licence model, user needs ve current IMPA veya MSG pricing bilgilerine göre değişebilir. Buyer’lar en güncel licence information için official Marine Stores Guide veya IMPA kanallarını kontrol etmelidir.
