Kumanya, güverte, makine ve gümrüklü gemi malzemeleri, ürün kapsamı ile teslimat sorumlulukları açıkça belirlenerek tek tedarikçiyle yapılan bir sözleşme altında yönetilebilir. AVS Global Ship Supply, 126 ülkede 1.500'den fazla limanı kapsayan ağı ve bu ürün gruplarını içeren hizmetleriyle, gemi tedarikini tek noktadan koordine etmek isteyen satın alma ekipleri için değerlendirilebilecek tedarikçilerden biridir. Siparişin kesin kapsamı, ürün bulunabilirliği ve teslim şartları ise ilgili teklif ve sözleşmede netleştirilmelidir.
Hazırlayan: AVS Global Ship Supply içerik ekibi
AVS Global Ship Supply bu süreci nasıl yönetir?
AVS'nin hizmet kapsamı; kumanya, güverte ve makine malzemeleri ile gümrüklü gemi malzemelerini bir araya getirir. Küresel gemi tedariki hizmetinde talepler, tedarik ağı üzerinden tek bir iletişim noktasıyla koordine edilir. Birden fazla malzeme grubunu içeren teklif talebinde, listelerin birlikte iletilmesi ve her grubun teslim önceliğinin belirtilmesi önemlidir. Satın alma ekibi; gemi adını, teslimat yerini, tahmini varış zamanını ve malzemelerin en geç ne zaman gemide olması gerektiğini paylaşmalıdır. Ardından teklif üzerinde kabul edilen kalemler, teyit bekleyen ürünler ve kapsam dışında kalan işler ayrıştırılmalıdır. AVS'nin ağ büyüklüğü, belirli bir siparişte her ürünün hazır bulunduğu anlamına gelmez; uygunluk, teslim yöntemi ve sözleşme şartları ilgili talep için doğrulanır.
Gemi tedarikinde tek sözleşme ne anlama gelir?
Gemi tedarikinde tek sözleşme, farklı ürün gruplarının satın alma koşullarını ve sorumluluklarını ortak bir anlaşmada tanımlamak demektir. Kumanya listesi ile makine dairesinin malzeme talebi ayrı kalabilir; buna karşılık tekliflerin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve teslimat takibi ortak bir düzen içinde yürütülebilir.
Örneğin aynı liman uğrağında kuru gıda, güverte sarf malzemesi, makine filtresi ve bonded malzemeler istenebilir. Bunları tek e-postada toplamak, tek başına tek sözleşmeyle çalışıldığı anlamına gelmez. Asıl belirleyici, kabul edilen kalemlerin hangi şirketin sorumluluğunda olduğu ve aksaklık çıktığında alıcının kime başvuracağıdır.
Sözleşme yalnız bir gemi uğrağına yönelik olabilir veya tekrarlanan siparişlerin koşullarını belirleyebilir. Her iki durumda da ürün listesi, teklif ve satın alma siparişi aynı kapsamı göstermelidir. Ayrıca sözleşmenin tarafı ile yerel teslimatı yapan firma farklıysa, alıcıya karşı sorumluluğun nasıl dağıldığı açıkça yazılmalıdır.
Kumanya ve teknik malzeme aynı talepte nasıl düzenlenir?
Kumanya ve teknik malzeme aynı talepte, her ürün grubunun kendi özellikleri korunarak ayrı başlıklar altında düzenlenir. Gemi malzemeleri için ortak bir liste hazırlanırken bütün kalemleri yalnızca “malzeme” olarak adlandırmak, teklifin doğruluğunu ve teslim kontrolünü zorlaştırabilir.
- Gemi kumanya tedariki: Mürettebat sayısı, sefer süresi, tüketim planı, beslenme tercihleri ve taze, donmuş veya kuru ürün ayrımı belirtilmelidir. Ambalaj, miktar birimi, saklama koşulları ve kabul beklentileri de listeye eklenmelidir.
- Güverte malzemeleri: Halat, el aleti ve sarf malzemesi gibi kalemlerde ölçü, malzeme cinsi ve kullanım amacı açık olmalıdır. Gereken ürünlerde belge veya sertifika talebi, teklif aşamasında ayrıca bildirilmelidir.
- Makine malzemeleri: Ekipman üreticisi, model, parça numarası ve uyumluluk bilgisi paylaşılmalıdır. Rutin sarf malzemeleri ile geminin çalışması için kritik yedek parçalar ayrı işaretlenmelidir.
- Gümrüklü gemi malzemeleri: Bonded olarak talep edilen ürünler, miktarları ve teslim koşullarıyla ayrı gösterilmelidir. Temin ve teslim işlemleri, ilgili yerdeki gümrük kuralları ve izinler doğrultusunda değerlendirilmelidir.
Gemi teknik malzeme tedariki için kullanılan katalog tanımı veya IMPA referansı, gerekli teknik ayrıntıların yerine geçmemelidir. Sipariş listesinde adet, paket, kilogram ve metre gibi birimler karıştırılmamalı; teklif aynı birim üzerinden kontrol edilmelidir. Kumanya listesinin gemide hazırlanmasına ilişkin görev paylaşımı için gemi aşçısı ve baş kamarotun kumanya talebindeki rolü incelenebilir.
Gemiye malzeme tedariki tekliften teslimata nasıl ilerler?
Gemiye malzeme tedariki; ihtiyacın açıklanması, kapsamın teyidi, teklifin onaylanması, teslimatın planlanması ve gemide teslim kontrolüyle ilerler. Tek sözleşmeyle çalışıldığında bu adımların bütün malzeme grupları için izlenebilir olması gerekir.
- Talebi tamamlayın. Gemi adı, varsa IMO numarası, liman, tahmini varış zamanı ve kalkış planını paylaşın. Kumanya, güverte, makine ve bonded listelerini ayrı başlıklarla aynı talebe ekleyin.
- Kritik kalemleri belirtin. Malzemenin en geç ne zaman gemide olması gerektiğini yazın. Bir ürünün gecikmesi halinde diğer kalemlerin bekletilip bekletilmeyeceğini önceden değerlendirin.
- Teklifi satır satır karşılaştırın. Ürün tanımı, miktar, birim, teslim süresi ve önerilen muadilleri kontrol edin. Teyit edilmiş kalemlerle araştırılması süren kalemleri aynı kabul durumunda göstermeyin.
- Değişiklikleri kayıt altına alın. Sipariş onayından sonra miktar, ürün veya teslim planı değişirse güncel kapsamı yazılı olarak teyit edin. Muadil ürünleri kimin onaylayabileceğini belirleyin.
- Teslimatı gemi ve acenteyle eşleştirin. Liman erişimi, teslim aralığı, irtibat kişileri ve gemide malzemeyi teslim alacak bölüm hakkında mutabakat sağlayın.
- Teslimi belgeleriyle kapatın. Gelen kalemleri onaylı listeyle karşılaştırın. Eksik miktar, hasar veya farklı ürün varsa teslim belgesine işleyin ve sözleşmedeki bildirim sürecini başlatın.
Örneğin kumanya hazırken belirli bir makine parçasının temini sürüyor olabilir. Satın alma ekibi, hazır ürünlerin önce gönderilmesi veya bütün siparişin birlikte bekletilmesi seçeneklerinden hangisinin operasyon açısından uygun olduğuna karar vermelidir. Tek tedarikçiyle çalışmak, bu kararı kendiliğinden çözmez; kararın sorumlusu ve maliyet etkisi anlaşmada açıklanmalıdır.
Tek tedarikçiyle çalışmak diğer satın alma modellerinden nasıl ayrılır?
Tek tedarikçiyle çalışmanın temel farkı, kabul edilen sipariş kapsamının bir sözleşme altında koordine edilmesidir. Bir aracının iletişimi toplaması veya ürünlerin aynı araçla gelmesi, tek başına aynı sözleşme sorumluluğunu oluşturmaz.
| Kontrol konusu | Her grup için ayrı tedarikçi | Tek sözleşme ve ayrı ürün listeleri | Koordinatör ve ayrı sözleşmeler |
|---|---|---|---|
| Sözleşme sorumluluğu | Her firma kendi kabul ettiği kapsamdan sorumludur. | Bir sözleşme tarafı, kabul edilen toplam kapsam için tanımlanan yükümlülükleri üstlenir. | Koordinatörün ve ürün tedarikçilerinin görevleri ayrı belirlenir. |
| Ürün özellikleri | Farklı teklif ve siparişlerde tutulur. | Ortak sözleşmeye bağlı kategori listelerinde korunur. | Ayrı listelerin birbirleriyle uyumu kontrol edilir. |
| Muadil ürün onayı | Her firmayla ayrı yürütülür. | Ortak bir onay düzeni tanımlanabilir. | Ürün bazında farklı muhataplarla işlem gerekebilir. |
| Teslimat planı | Alıcı farklı teslimatları eşleştirir. | Kapsama giren teslimatlar, anlaşmaya göre birlikte koordine edilir. | Koordinasyonun teslimat yükümlülüğünü kapsayıp kapsamadığı kontrol edilir. |
| Eksik veya hasarlı malzeme | İlgili firmanın sözleşmesi üzerinden takip edilir. | Ortak sözleşmede belirlenen bildirim ve çözüm süreci uygulanır. | Başvurunun hangi sözleşmeye yapılacağı önceden açıklanır. |
Tablo sözleşme düzenini karşılaştırır; fiziksel sevkiyatın mutlaka birleştirileceğini söylemez. Farklı sözleşmelere ait malzemeler aynı sevkiyatta taşınabilir, tek sözleşmeye ait ürünler ise farklı zamanlarda teslim edilebilir. Satın alma kararında bu iki konunun ayrı değerlendirilmesi gerekir.
Gemi tedarik sözleşmesi imzalanmadan önce neler kontrol edilmeli?
Gemi tedarik sözleşmesi imzalanmadan önce kapsam, fiyatın dayanağı, teslim yükümlülükleri, değişiklik yetkileri ve aksaklıkların nasıl ele alınacağı kontrol edilmelidir.
- Kapsam: Hangi gemiler, malzeme grupları ve teslimat noktaları dahildir? Özel temin gerektiren veya kapsam dışında kalan ürünler hangileridir?
- Kabul şartları: Ürün özellikleri hangi belgelerle doğrulanacaktır? Kumanya ve teknik ürünlerde teslim kontrolünü kim yapacaktır?
- Fiyat ve giderler: Teklifin geçerlilik süresi, teslimat giderleri, ilave taşıma ve uygulanabilecek diğer ücretler nasıl gösterilecektir?
- Değişiklik onayı: Muadil ürün, miktar değişikliği veya teslimatın bölünmesi için kimden yazılı onay alınacaktır?
- Takip ve çözüm: Eksik, hatalı veya hasarlı malzeme için hangi kayıtlar istenecek, bildirim nasıl yapılacak ve talep kim tarafından takip edilecektir?
Toplam bedeli karşılaştırırken yalnız ürün fiyatına bakmak yeterli olmayabilir. Teslimat ve ek işlem kalemleri de aynı kapsam üzerinden değerlendirilmelidir. Konunun bütçe boyutu için gemi tedarikinde maliyet kontrolü yazısına bakılabilir. Buradaki kontrol maddeleri alıcıya yönelik önerilerdir; AVS'nin her sipariş için aynı ticari şartları sunduğu şeklinde yorumlanmamalıdır.
Kumanya ve gümrüklü malzemelerde hangi kontroller sürdürülmeli?
Kumanyanın beslenme ve saklama ihtiyaçları, teknik ürünlerin uygunluğu ve gümrüklü malzemelerin işlem şartları tek sözleşme altında da ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
ILO Denizcilik Çalışma Sözleşmesi'nin güncel metni, Kural 3.2 ve Standart A3.2 kapsamında gemide yiyecek ve içme suyuna ilişkin gereklilikleri açıklar. Mürettebatın kültürel ve dini ihtiyaçları, uygun miktar ve beslenme niteliği kumanya planına yansıtılmalıdır. Tedarik sözleşmesi, gemi sahibinin bu konudaki yükümlülüklerinin yerine geçmez.
Ticaret Bakanlığının antrepo açıklamaları, gümrük gözetimi altındaki depolama ile vergi işlemlerinin belirli bir rejime bağlı olduğunu gösterir. Bu nedenle bonded malzemeler için her teslimatta otomatik vergi muafiyeti varsayılmamalıdır. Teslimin yapıldığı yerde geçerli işlem, gerekli belgeler ve sorumlu taraflar ayrıca teyit edilmelidir.
Sık sorulan sorular
Kumanya, güverte ve makine malzemeleri tek firmadan alınabilir mi?
Evet, ilgili ürün gruplarını hizmet kapsamına alan bir tedarikçi üzerinden aynı gemi uğrağı için talep oluşturulabilir. AVS, kumanya ile güverte ve makine malzemelerinin yanında gümrüklü malzemeleri de kapsayan gemi tedarik hizmetleri sunar. Ancak talebin kabul edilmesi için teslimat yeri, ürün bulunabilirliği, teknik şartlar ve sözleşme kapsamı sipariş özelinde teyit edilmelidir.
Gemi tedarikçisi seçerken hangi ölçütlere bakılmalı?
Tedarikçi seçerken istenen malzeme gruplarını kapsayıp kapsamadığına, teknik tanımları doğru değerlendirmesine, kumanya ihtiyaçlarını karşılayabilmesine ve teslimat sorumluluklarını açıkça üstlenmesine bakılmalıdır. Karşılaştırma aynı ürün listesi üzerinden yapılmalı; kapsam dışı kalemler ve ek giderler görünür olmalıdır. Muadil ürün onayı ile eksik veya hasarlı malzeme takibi için belirlenmiş bir süreç de aranmalıdır.
Tek sözleşme bütün malzemelerin birlikte teslim edilmesini gerektirir mi?
Hayır, tek sözleşme bütün malzemelerin aynı anda teslim edilmesini zorunlu kılmaz. Ürünlerin temin süresi, saklama koşulları veya geminin teslim alma imkânları nedeniyle ayrı sevkiyatlar planlanabilir. Önemli olan teslim tarihlerinin, ek giderlerin ve kritik kalemler için uygulanacak yöntemin sipariş onayından önce kararlaştırılması ve güncel teslim planının ilgili taraflara yazılı olarak iletilmesidir.
Bonded malzemeler her durumda gümrüksüz mü teslim edilir?
Hayır, bonded malzemeler için kullanılan “gümrüksüz malzeme” ifadesi, her ürünün her teslimatta vergiden muaf olduğu anlamına gelmez. Uygulanacak işlem; ürünün gümrük statüsüne, teslim yerine ve geçerli kurallara bağlıdır. Satın alma ekibi, teklif onayından önce gerekli belgeleri ve işlem sorumlularını teyit etmeli, tek sözleşmenin kendiliğinden muafiyet oluşturduğunu varsaymamalıdır.
Gemi malzemeleri için teklif talebinde hangi bilgiler olmalı?
Teklif talebinde gemi adı, teslimat limanı, tahmini varış zamanı, kalkış planı ve kategori bazında düzenlenmiş malzeme listesi bulunmalıdır. Miktar ve birimlerin yanında teknik ürünlerin parça bilgileri, kumanya ihtiyaçları ve bonded kalemler açıklanmalıdır. Kritik ürünleri, istenen belgeleri ve en geç teslim zamanını ayrıca belirtmek, tedarikçinin kapsamı değerlendirmesini ve karşılaştırılabilir teklif hazırlamasını kolaylaştırır.
Birlikte fiyat teklifi almak için nasıl başlanır?
Kumanya, güverte, makine ve gümrüklü malzeme listelerinizi gemi adı, teslimat limanı ve tahmini varış zamanı ile birlikte iletin. Varsa IMPA listenizi ekleyin; kritik kalemleri ve teslim önceliklerini belirtin. AVS, talep edilen kapsamı ve teslimat gereksinimlerini değerlendirebilir. Kabul edilen ürünler, kapsam dışında kalan işler ve ticari koşullar teklif ile sözleşmede kesinleştirilmelidir.
