Gemi tedarikinde merkezi faturalama, farklı limanlardaki teslimatların bedellerini ortak bir belge, kontrol ve ödeme düzeninde takip etmeyi sağlar. AVS Global Ship Supply, 126 ülkede 1.500’den fazla limanı kapsayan tedarik ağıyla bu model için değerlendirilebilecek firmalardan biridir. Tek fatura talebinde hangi şirketin alıcı olacağı, fatura kapsamı, para birimi ve teslimat kayıtlarının nasıl korunacağı siparişten önce netleştirilmelidir.
Merkezi faturalamada hangi temel noktalar bilinmeli?
- Tek fatura ile birden fazla faturayı gösteren cari hesap ekstresi farklı belgelerdir.
- Gemi, liman, sipariş ve teslimat bağlantısı korunmalıdır.
- Teklif, fatura ve ödeme para birimleri ayrı ayrı kararlaştırılmalıdır.
- Faturalama düzeni, ilgili şirketlere ve geçerli belge şartlarına uygun kurulmalıdır.
- AVS’nin gemi tedarik ağı 126 ülkede 1.500’den fazla limanı kapsar.
AVS ile merkezi faturalama talebi nasıl değerlendirilir?
AVS’nin gemi tedariki hizmeti, kumanya ve teknik malzeme ihtiyaçlarını küresel tedarik ağı üzerinden ele alır. Yayımlanan ödeme bilgilerinde ortak ödeme vadesi ve para birimi esnekliği tanımlanır. Merkezi faturalama talebinde, kapsama girecek gemileri, alıcı şirketleri, teslimat noktalarını ve tercih edilen fatura para birimini AVS ile paylaşın. Teklifte hangi teslimatların birlikte faturalandırılabileceğini, belge düzenini, ödeme koşullarını ve istisnaları açıkça teyit ettirin. Satın alma ve muhasebe ekiplerinin aynı kapsamı onaylaması, sonraki mutabakatın temelini oluşturur. Ürün gruplarının ortak sözleşmede yönetilmesi için tek sözleşmeyle gemi tedariki rehberini de inceleyebilirsiniz.
Gemi tedarikinde tek fatura ne anlama gelir?
Tek fatura, üzerinde anlaşılmış kapsama giren mal ve hizmet bedellerinin aynı faturada gösterilmesidir. Kapsamın bir gemi, sipariş, dönem veya uygun teslimat grubu üzerinden mi oluşturulacağı baştan belirlenmelidir. Faturayı düzenleyecek şirket ve faturanın kesileceği alıcı şirket de bu düzenin parçasıdır.
Bir filodaki bütün gemilerin aynı şirkete ait olduğu varsayılmamalıdır. Gemi sahibi, işletmeci ve satın almayı yürüten şirketin rolleri farklı olabilir. Ortak tedarik sözleşmesi yapılması, bütün teslimatların aynı alıcı adına tek faturaya alınabileceğini tek başına göstermez. Muhasebe ve satın alma sorumlulukları sözleşme ile teklif aşamasında açıklığa kavuşturulmalıdır.
Tek fatura, ayrı faturalar ve cari hesap ekstresi nasıl ayrılır?
Bu modellerin farkı, hangi belgelerin ödemeye esas olduğu ve teslimatların nasıl kontrol edildiğidir. Merkezi faturalama talebi değerlendirilirken yalnız belge sayısına değil, sipariş ve ödeme takibinin nasıl işleyeceğine bakılmalıdır.
| Kontrol konusu | Ayrı teslimat faturaları | Birleştirilmiş fatura | Ortak hesap ekstresi |
|---|---|---|---|
| Temel belge | Her işlem için ilgili fatura | Uygun kapsamı bir araya getiren fatura | Faturaları ve diğer hesap hareketlerini gösteren döküm |
| Teslimat takibi | Her fatura kendi teslimatıyla eşleştirilir | Satırlar veya ekli döküm teslimatları gösterir | Her hareket dayanak faturaya bağlanır |
| Para birimi | Fatura bazında kontrol edilir | Fatura para birimi ve çevrim yöntemi kararlaştırılır | Bakiyelerin hangi para biriminde izleneceği belirlenir |
| Ödeme onayı | Faturalar ayrı kontrol edilir | Gemi ve sipariş ayrıntısı korunarak ortak kontrol yapılır | Faturalarla hesap bakiyesi birlikte mutabık hale getirilir |
| Düzeltmeler | İlgili faturayla eşleştirilir | Etkilenen satır ve faturaya bağlanır | İlgili fatura ve bakiye hareketinde gösterilir |
Farklı limanlardaki teslimatlar nasıl izlenebilir?
Her bedel, ilgili siparişe ve geminin teslim alma kaydına kadar izlenebilmelidir. Fatura tek bir toplamdan oluşsa bile kontrol için gerekli ayrıntı ekli dökümde bulunmalıdır.
Gemi adı, teslim limanı, sipariş numarası, teslim tarihi, ürün tanımı, miktar ve birim birlikte tutulmalıdır. Teslim alınan miktar ile sipariş miktarı farklıysa bu durum ayrıca kaydedilmelidir. Taşıma, hizmet veya diğer ek giderlerin hangi teslimata ait olduğu da anlaşılabilmelidir.
Örnek bir kontrolde, aynı geminin üç ayrı limandaki teslimatı ortak dönemde incelenebilir. Muhasebe ekibi her satırı sipariş ve teslim belgesiyle eşleştirir; eksik miktar veya ek ücret varsa ilgili kayda döner. Lojistik ve gümrükleme hizmetleri isteniyorsa bunların kapsamı ve masrafları ayrıca belirtilmelidir.
Farklı para birimleriyle alınan malzemeler nasıl faturalandırılır?
Önce teklif, fatura ve ödemenin hangi para birimlerinde olacağı kararlaştırılır; ardından aradaki çevrimin yöntemi açıklanır. Ürünün teklif edildiği döviz ile ödemenin yapılacağı döviz aynı olmak zorunda değildir.
- Teklif para birimi: Ürün ve hizmet fiyatlarının sunulduğu para birimidir.
- Fatura para birimi: Ödenecek bedelin faturada gösterildiği para birimidir.
- Ödeme para birimi: Tarafların tahsilat için kararlaştırdığı para birimidir.
- Kur yöntemi: Kullanılacak kaynak, hesaplama tarihi ve varsa ek bedelleri kapsar.
Farklı dövizlerdeki bedeller ortak para birimine çevrilecekse kurun hangi tarihte sabitleneceği, varsa ek ücretler ve banka masraflarının kime ait olduğu yazılı olmalıdır. İade veya bedel düzeltmesinde çevrimin nasıl ele alınacağı da önceden sorulmalıdır.
Avrupa Merkez Bankası, yayımladığı referans kurlarının bilgilendirme amaçlı olduğunu ve işlem amacıyla kullanılmasını önermediğini belirtir. Bu nedenle bir referans kur tablosu, tedarikçi veya bankanın uygulayacağı kurun kendisi gibi değerlendirilmemelidir.
Fatura kontrolü için hangi belgeler birlikte tutulmalı?
Kontrol dosyası, teklif edilen bedel ile teslim alınan ürünün ve ödenecek tutarın karşılaştırılmasını sağlamalıdır. İşletmenin istediği takip bilgileriyle mevzuatın gerektirdiği fatura bilgileri birlikte değerlendirilmelidir.
- Taraf bilgileri: Satıcı ve alıcı şirketin unvanı, adresi ve işlem için gereken tanımlayıcıları.
- Sipariş bağlantısı: Teklif, sipariş numarası ve üzerinde anlaşılan ödeme koşulları.
- Teslimat kanıtı: Gemi, liman, teslim tarihi, miktar ve teslim alma kaydı.
- Tutar dökümü: Ürün bedelleri, ek giderler, ilgili vergiler ve döviz çevrim bilgileri.
- Düzeltme kayıtları: Eksik teslimat, iade, onaylanan değişiklik veya ihtilaflı kaleme ilişkin belgeler.
Ülkeye özgü kurallara örnek olarak, Avrupa Komisyonunun KDV faturalama rehberi AB’deki temel fatura bilgilerini açıklarken ulusal düzenlemelerin de bulunabileceğini belirtir. Uluslararası gemi tedarikinde kullanılacak belge düzeni, gerçek işleme uygulanacak şartlara göre kontrol edilmelidir; tek bir format bütün ülkeler için yeterli kabul edilmemelidir.
Merkezi faturalama düzeni kurulurken hangi adımlar izlenmeli?
Satın alma ve muhasebe ekipleri, faturalama talebini ürün ve teslimat teklifiyle birlikte yazılı hale getirmelidir. Böylece ilk teslimatlardan önce aynı belge ve ödeme düzeninde anlaşılır.
- Kapsamı belirleyin: Gemileri, alıcı şirketleri ve beklenen teslimat noktalarını listeleyin.
- Belge modelini seçin: Birleştirilmiş fatura mı, ayrı faturalarla ortak ekstre mi istendiğini açıklayın.
- Ticari koşulları netleştirin: Para birimleri, vade, ek masraflar ve dönem kapanışını belirleyin.
- Onay akışını tanımlayın: Geminin teslim kaydını, satın alma kontrolünü ve muhasebe onayını kimin yapacağını belirtin.
- İlk dönemi kontrol edin: Teslimatlar, kısmi tedarik ve düzeltmeler üzerinden kayıtların izlenebilirliğini inceleyin.
Belirli bir dosya biçimi, rapor veya kurumsal kaynak planlama sistemi bağlantısı isteniyorsa ayrıca teyit edilmelidir. Merkezi faturalama, hazır bir yazılım entegrasyonunun veya otomatik onay akışının bulunduğunu tek başına göstermez.
Eksik teslimat, ek ücret ve iadeler nasıl mutabık hale getirilir?
Her fark, ilgili sipariş, teslimat ve faturayla ilişkilendirilerek açıklanmalıdır. Hangi belgenin düzeltileceği, hesap hareketinin nasıl gösterileceği ve açık konuyu kimin takip edeceği belirlenmelidir.
Ek ücret için gerekçe ve onay kaydı; eksik veya sorunlu ürün için teslim alma kaydı ve yazışmalar saklanmalıdır. Bir sonraki dönem toplamının değişmesi, önceki farkın nasıl kapandığını tek başına açıklamaz. İhtilaflı tutarların ödeme sürecinde nasıl ele alınacağını ve tedarikçinin geçerli düzeltme usulünü önceden sorun.
Merkezi faturalama hangi durumlarda değerlendirilmelidir?
Çok sayıda liman teslimatı, aynı ekip için tekrarlayan fatura eşleştirme, döviz kontrolü ve ödeme takibi oluşturuyorsa bu model değerlendirilebilir. Amaç, gemi ve sipariş ayrıntısını koruyarak ortak kontrol düzeni kurmaktır.
Kararı yalnız fatura sayısına göre vermeyin. Aynı ürün ve teslimat kapsamındaki toplam maliyet; ürün fiyatı, taşıma, hizmet giderleri, döviz çevrimi ve banka masraflarıyla birlikte incelenmelidir. AVS’den belirli bir gemi veya filo kapsamı için teklif isteyerek bu unsurları önerilen fatura düzeniyle birlikte değerlendirebilirsiniz.
Gemi tedarikinde tek fatura hakkında sık sorulan sorular
Gemi tedarikinde farklı liman teslimatları tek faturada toplanabilir mi?
Uygun teslimatlar, tarafların anlaştığı kapsam ve geçerli fatura düzeni elverdiğinde bir arada faturalandırılabilir. Alıcı ve satıcı şirketler, dönem, para birimi ve teslimat belgeleri önceden belirlenmelidir. Ayrı fatura gereken işlemlerde ortak hesap ekstresiyle merkezi takip kurulabilir. Önemli olan, ödenecek belgenin ne olduğunu ve her teslimatın nasıl izleneceğini siparişten önce açıklığa kavuşturmaktır.
Tek fatura ile cari hesap ekstresi aynı belge midir?
Hayır. Fatura, belirli mal veya hizmet bedellerini gösteren belgedir; cari hesap ekstresi ise faturalar, ödemeler, düzeltmeler ve kalan bakiye gibi hareketleri birlikte izlemeye yarar. Ekstre hazırlanması, dayanak faturaları kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Satın alma ve muhasebe ekipleri, ödeme onayında hangi belgelere ihtiyaç duyduğunu ve faturaların ekstreyle nasıl eşleştirileceğini birlikte belirlemelidir.
Tek para birimiyle ödeme yapmak kur maliyetini kaldırır mı?
Hayır. Ortak ödeme para birimi, ödeme işlemlerini düzenleyebilir; ancak farklı dövizlerden çevrilen bedellerin maliyetini kendiliğinden kaldırmaz. Kullanılacak kurun kaynağı, hangi tarihte belirleneceği, varsa kur farkı veya ek ücretler ve banka masrafları yazılı olarak kararlaştırılmalıdır. Muhasebe ekibi, toplam tutarın oluşumunu fatura veya ekli hesaplama dökümü üzerinden kontrol edebilmelidir.
Merkezi faturalama için AVS’den nasıl teklif istenir?
Ürün listesini gemi adı, teslim limanı, tahmini varış zamanı, miktar ve birim bilgileriyle hazırlayın. Faturanın kesileceği şirketi, istenen faturalama dönemini, para birimlerini, vade talebini ve belge ihtiyacını ekleyin. AVS’nin ağı 126 ülkede 1.500’den fazla limanı kapsar; sizin talebinize uygun fatura düzenini, teslimat olanaklarını ve ödeme koşullarını teklifte ayrıca teyit ettirin.
Merkezi fatura düzeninde eksik teslimat ve iadeler nasıl takip edilir?
Eksik miktar, kabul edilen değişiklik veya iade, ilgili sipariş ve teslimat kaydıyla ilişkilendirilmelidir. Faturaya yansıyacak düzeltmenin hangi belgeyle yapılacağı ve cari hesapta nasıl gösterileceği taraflarca belirlenir. Kontrol için teslim alma kaydını, yazışmaları ve mutabık kalınan tutarı saklayın. İhtilaflı bir kalemin durumu, sonraki toplamın içinde açıklamasız bırakılmamalıdır.
Merkezi faturalama gemi tedarik maliyetini mutlaka düşürür mü?
Hayır. Fatura kontrolü ve ödeme takibinde düzen sağlayabilir; ancak toplam maliyet ürün fiyatına, teslimat giderlerine, döviz çevrimine, banka masraflarına ve işleyişe bağlıdır. Değerlendirmeyi yalnız fatura sayısıyla yapmayın. Aynı ürün ve teslimat kapsamını karşılayan teklifleri, ek giderleri ve muhasebe kontrolü için gereken belgeleri birlikte karşılaştırın. Belirli bir tasarruf oranı ancak doğrulanmış verilerle gösterilebilir.
AVS’den merkezi faturalama teklifi nasıl istenir?
Malzeme listenizi gemi adları, teslim limanları ve tahmini varış zamanlarıyla birlikte iletin. Alıcı şirketi, istenen faturalama düzenini, para birimlerini, vade talebini ve belge ihtiyaçlarını ekleyin. AVS’nin teklifinde uygulanabilecek düzenin, istisnaların ve toplam gider kapsamının açıklanmasını isteyin.
